Cálculo del uso del tiempo y la utilidad percibida.
¿Cómo administra el tiempo?
Probablemente tenga alguna idea, aunque dudo que de verdad se haya sentado a contar los minutos.
Le proporcionaremos una aplicación EXEL de cálculo del uso del tiempo.
Al utilizar esta aplicación, podrá observar con ojos organizadores, cómo administra las horas y cómo valora cada actividad.
Sólo rellenas los campos amarillos, que son las actividades o calificaciones de las actividades, los campos verdes contienen formulas y no deben tocarse.
A
En la columna A encuentras varias categorías de actividades a las cual dedicamos tiempo, como por ejemplo el trabajo o el cuidado personal.
Cada categoría esta dividida en distintos ítems. Por ejemplo, el tiempo utilizado en hacer el trabajo que te gusta y el tiempo utilizado en hacer el trabajo que no te gusta, el de la vida social con personas que son agradables y el de la vida social con las que no te parece agradables etc.
También puede cambiar o añadir actividades para que se ajusten a tu vida.
Con respecto a la categoría tiempo creativo, se refiere al tiempo utilizado para pensar, soñar de manera provechosa, conversaciones creativas con un colega y actividades similares. Esto puede ocurrir con frecuencia mientras se realiza otra cosa, como las tareas domésticas, viajar en el coche o mirar televisión.
Por eso se considera el casillero del tiempo creativo como elemento independiente para que la cantidad total de horas no supere las veinticuatro horas por día.
B
En la columna B tienes que indicar el número promedio de horas que dedicas a cada actividad durante un día. Como no realizamos todas las actividades cada día es recomendable hacer el ejercicio de anotar el tiempo dedicado a diferentes tareas durante algunos días o una semana y de estos datos calcular un promedio.
C
La columna C tiene una formula que convierte el tiempo promedio diario en el Total de horas por semana.
D
En la columna D hay una clasificación del esfuerzo requerido para realizar cada una de las actividades. Por supuesto que el esfuerzo variará durante la actividad y también, día a día. Lo que tienes que hacer es colocar el promedio de su experiencia. Procura no calificarlo como a ti te gustaría que fuera, sino como es en realidad, de promedio.
En esta balanza, la calificación de esfuerzo es entre 5 (poco esfuerzo requerido) y 1 (máximo esfuerzo requerido).
Observa que esta clasificación está al revés de las otras, de 5 a 1, en lugar de 1 a 5: el mayor empleo de esfuerzo obtiene la calificación más baja y el empleo de esfuerzo más bajo obtiene la calificación más alta.
E
En la columna E, hay una clasificación llamado factor satisfacción.
Algunas actividades lo dejan con una sensación de satisfacción mientras que otras lo dejan con una sensación de frustración o agotamiento independientemente del esfuerzo que requieran. Aquí se usa una calificación de 1 a 5. Si una actividad se cumple por completo, asígnale un 5. Si no se cumple en absoluto, colócale un 1.
F
Una vez que haya calificado los factores de esfuerzo y satisfacción, en la columna F hay una multiplicación simple: esfuerzo por satisfacción.
Un esfuerzo máximo (puntuación 1) multiplicado por la mínima satisfacción (puntuación 1) da un producto de 1.
Esa es la nota mínima posible e indica que estás loco por realizar esa actividad o bien que otra persona te está forzando a realizarla, por necesidad, o por valores. Si este resultado, esfuerzo multiplicado por satisfacción, es menor que 5, es posible que no esté lo suficientemente satisfecho con respecto al esfuerzo y podría intentar hacer un cambio, por tu bien.
Sin embargo, la calificación obtenida no es definitiva. Por ejemplo, algunas de las actividades que más valen la pena mantener en la vida obtendrán una nota de 5. Son las que requieren del máximo esfuerzo (puntuación 1) y proporcionan la máxima satisfacción (puntuación 5) con un producto de 5.
Multiplicar esfuerzo por satisfacción da como resultado 5, pero quizá no es una actividad que debería interrumpir. La calificación de 5 es sólo una luz roja la que indica que debes volver a considerar esa actividad y decidir si deseas continuar con ella o no.
Un esfuerzo máximo (puntuación 1) multiplicado por la mínima satisfacción (puntuación 1) da un producto de 1.
Esa es la nota mínima posible e indica que estás loco por realizar esa actividad o bien que otra persona te está forzando a realizarla, por necesidad, o por valores. Si este resultado, esfuerzo multiplicado por satisfacción, es menor que 5, es posible que no esté lo suficientemente satisfecho con respecto al esfuerzo y podría intentar hacer un cambio, por tu bien.
Sin embargo, la calificación obtenida no es definitiva. Por ejemplo, algunas de las actividades que más valen la pena mantener en la vida obtendrán una nota de 5. Son las que requieren del máximo esfuerzo (puntuación 1) y proporcionan la máxima satisfacción (puntuación 5) con un producto de 5.
Multiplicar esfuerzo por satisfacción da como resultado 5, pero quizá no es una actividad que debería interrumpir. La calificación de 5 es sólo una luz roja la que indica que debes volver a considerar esa actividad y decidir si deseas continuar con ella o no.
G
Para que el cálculo de qué hacer resulte más simple cuando el resultado es menor que 5, hemos introducido el factor necesidad/hacer lo correcto. Con este factor indicas lo necesaria que es una actividad dada o cuánto crees que debería hacer simplemente porque es correcto o está de acuerdo con lo que crees. Si una actividad no es esencial, como por ejemplo mirar la televisión, asígnale la nota menor, 1. Si una actividad es esencial, como por ejemplo dormir, colócale la puntuación más alta, 5. Si se encuentra entre lo no esencial y lo esencial, califícala con 2, 3 ó 4.
De manera similar, si crees profundamente que es lo que debes hacer, asígnele un 5. Por ejemplo, es posible que no quieras visitar a algún pariente que no te cae demasiado bien; pese a ello, por el bien de la unión familiar consideras que debes hacerlo. En esta visita puede invertir mucho tiempo, requerir mucho esfuerzo, producir un mínimo grado de satisfacción y no ser en absoluto necesaria. Sin embargo, la calificarías con un 5 porque se corresponde con hacer lo correcto.
Ahora, volviendo a la multiplicación esfuerzo por satisfacción, el único justificativo para realizar una actividad que dé un resultado menor que 5 es que acarree una gran necesidad o un factor de hacer lo correcto.
Por ejemplo, pagar las facturas es una actividad que requiere mucho esfuerzo y, en general, no es enriquecedora. El resultado de esfuerzo por satisfacción es menor que 5. Sin embargo, es muy necesaria. Por lo tanto, esta actividad debe continuar.
Por ejemplo, pagar las facturas es una actividad que requiere mucho esfuerzo y, en general, no es enriquecedora. El resultado de esfuerzo por satisfacción es menor que 5. Sin embargo, es muy necesaria. Por lo tanto, esta actividad debe continuar.
Por otro lado, supongamos que participas en alguna actividad de manera regular que requiere mucho esfuerzo para buscar el tiempo necesario para desplazarte y asistir a las reuniones, y además las consideras increíblemente aburridas.
Has asistido a estas sesiones durante seis semanas, y hasta ahora, has aprendido muy poco. El producto de la multiplicación del esfuerzo por la satisfacción es menor que 5, y la necesidad es un factor bajo. Por lo tanto, se trata de una actividad que probablemente debería interrumpir.
H
Esto lleva de manera natural a la cifra más importante de la tabla: el factor valor. Multiplique el esfuerzo (columna D) por la satisfacción (columna E) por necesidad/hacer lo correcto (columna G) para obtener el factor valor de la columna H. Al comparar el factor valor con las horas que ocupó la actividad misma, podrás ver, si ocupa su
tiempo con inteligencia — definido inteligentemente por tus propias calificaciones—.
La razón por la que es beneficioso calcular el esfuerzo multiplicado por la satisfacción con calificación propia antes de calcular el factor valor es que algunas actividades pueden ser totalmente innecesarias, pero muy enriquecedoras y requerir de mucho esfuerzo.
tiempo con inteligencia — definido inteligentemente por tus propias calificaciones—.
La razón por la que es beneficioso calcular el esfuerzo multiplicado por la satisfacción con calificación propia antes de calcular el factor valor es que algunas actividades pueden ser totalmente innecesarias, pero muy enriquecedoras y requerir de mucho esfuerzo.
Un ejemplo podría ser tocar el violín, si se trata de un pasatiempo.
O bien, redactar un plan de negocios para una gran idea que el empresario que llevas dentro sueña desarrollar.
O escribir una propuesta para el libro que siempre has deseado escribir.
Cada una de ellas obtendría un resultado esfuerzo por satisfacción de 5; máximo esfuerzo (1) por máxima satisfacción (5).
Dado que cada una es innecesaria, el factor valor tendría una calificación baja, de sólo 5.
No obstante, cada una de ellas representa en verdad un tiempo bien empleado.
Por lo general, se desea que la nota en la columna H fuera de 25 o más. Por ejemplo, supongamos que ocupa 25 minutos al día en la ducha. Te otorga un 5 al esfuerzo (prácticamente no se requiere esfuerzo), un 5 al factor satisfacción (adora ducharse), y un 5 necesidad (suponiendo que estar limpio sea considerado una necesidad). Esto hace un factor valor de 125, el máximo posible.
Por lo general, se desea que la nota en la columna H fuera de 25 o más. Por ejemplo, supongamos que ocupa 25 minutos al día en la ducha. Te otorga un 5 al esfuerzo (prácticamente no se requiere esfuerzo), un 5 al factor satisfacción (adora ducharse), y un 5 necesidad (suponiendo que estar limpio sea considerado una necesidad). Esto hace un factor valor de 125, el máximo posible.
Al tener en cuenta que sólo empleas veinticinco minutos en la ducha, ese tiempo es sumamente valioso.
Por otro lado, supongamos que ocupas una hora al día pegado a la pantalla (tiempo de pantalla innecesario combinado). Esto requiere un factor esfuerzo de 5 (ningún esfuerzo), un factor satisfacción de 1 (no hay satisfacción) y un factor necesidad de 1 (totalmente innecesario) con un factor valor de 5.
La única manera con la que puede obtener un factor valor más bajo sería que una actividad inútil requiriera mucho esfuerzo.
Por otro lado, supongamos que ocupas una hora al día pegado a la pantalla (tiempo de pantalla innecesario combinado). Esto requiere un factor esfuerzo de 5 (ningún esfuerzo), un factor satisfacción de 1 (no hay satisfacción) y un factor necesidad de 1 (totalmente innecesario) con un factor valor de 5.
La única manera con la que puede obtener un factor valor más bajo sería que una actividad inútil requiriera mucho esfuerzo.
Increíblemente, todos realizamos actividades como éstas de vez en cuando.
Un ejemplo sería tener relaciones sociales con alguien que no es de tu agrado. El factor esfuerzo aquí es 1(se requiere mucho trabajo). El factor satisfacción es 1 (no hay satisfacción; de haberla, es una satisfacción negativa). El factor necesidad también es 1 (totalmente innecesaria, a menos que haya una razón profesional por la que debas mantener relaciones sociales con esta persona), y el factor hacer lo correcto también es 1 (a menos que creas que es correcto perder el tiempo con quien no te agrada por lástima o culpa). Estas calificaciones dan un factor valor de 1, la nota más baja posible.
Esto no quiere decir que deba dejar de mirar la televisión o de hacer otras actividades aparentemente innecesarias.
Esto no quiere decir que deba dejar de mirar la televisión o de hacer otras actividades aparentemente innecesarias.
Para algunos, mirar la televisión es una actividad que recarga las baterías y los ayuda a relajarse. Para esas personas, mirar la televisión podría obtener una valoración de necesidad de tres, cuatro o hasta cinco y un factor satisfacción parecido, lo que da como resultado un factor valor alto.
Por lo general, cualquier actividad con un factor valor inferior a 5 merece que se la considere seriamente para ser eliminada o interrumpida. La calificación es una simple luz roja: piénsalo dos veces. Cualquier factor valor con un total de 25 o más representa una buena inversión de tiempo. Aquellas actividades comprendidas entre 5 y 25 merecen un segundo examen. Pregúntate qué podría hacer para aumentar esos números.
La cuestión aquí es calificar tus actividades, no en cuanto a su valor absoluto —lo que sería un cálculo indefinido—, sino en cuanto al valor que tienen para ti. Sólo tú decide. Son tus propias reglas de calificación. ¿Cuánto valor tiene para ti invertir el tiempo, la energía y la atención en una actividad dada?
La tabla es extensa y que podría requerir un factor esfuerzo de 1 (máximo!) para completarla. Sin embargo, te dará un factor valor inusualmente alto al proporcionarte posibles datos que nunca antes habías observado con el fin de cambiar tu vida.
Por lo general, cualquier actividad con un factor valor inferior a 5 merece que se la considere seriamente para ser eliminada o interrumpida. La calificación es una simple luz roja: piénsalo dos veces. Cualquier factor valor con un total de 25 o más representa una buena inversión de tiempo. Aquellas actividades comprendidas entre 5 y 25 merecen un segundo examen. Pregúntate qué podría hacer para aumentar esos números.
La cuestión aquí es calificar tus actividades, no en cuanto a su valor absoluto —lo que sería un cálculo indefinido—, sino en cuanto al valor que tienen para ti. Sólo tú decide. Son tus propias reglas de calificación. ¿Cuánto valor tiene para ti invertir el tiempo, la energía y la atención en una actividad dada?
La tabla es extensa y que podría requerir un factor esfuerzo de 1 (máximo!) para completarla. Sin embargo, te dará un factor valor inusualmente alto al proporcionarte posibles datos que nunca antes habías observado con el fin de cambiar tu vida.
La tabla es adaptación de la presentada en el libro “No te vuelvas loco” de Edward M. Hallowell.
